sekretaris baik
Penampilan Sekretaris
Karena profesi sekretaris merupakan profesi yang mengutamakan penampilan, maka dalam hal ini sangat perlu diperhatikan sebuah penampilan yang baik dan menarik, mulai dari cara menampilkan diri, cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, dan juga cara berpakaian, serta cara merias diri.
Dalam penampilan sekretaris, hal-hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sehingga akan tercipta respon yang bersifat positif dari bos dan juga orang lain yang ada di sekitar Anda? Berikut adalah tips dan triknya:
1. Membiasakan Hidup Sehat
Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan. Ketika memiliki kesehatan yang baik, tentu akan mampu membuat Anda untuk tetap tampil prima, dan merasa tetap lebih baik. Seorang sekretaris yang selalu mengantuk, serta sering batuk-batuk atau pilek tentu akan menurunkan imagenya sendiri.
Dalam hal ini Anda harus mengetahui hal-hal yang perlu untuk tetap dijaga, yaitu perhatian ekstra terhadap kesehatan diri, dengan cara melakukan hidup sehat, seperti misalnya istirahat yang cukup, dan segera meminum obat atau vitamin apabila memang sedang dibutuhkan.
2. Tampil Secara Menarik
Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan, yaitu suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain. Dalam hal ini, maka seorang sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu berpenampilan menarik dan apik. Berbagai hal yang harus diperhatikan untuk tetap tampil secara menarik adalah sebagai berikut:
A. Make-Up
Make-Up bukan hanya sekedar rias wajah, tetapi hal ini juga mencakup perawatan kulit muka agar tetap terlihat bersih dan berseri. Menggunakan make-up dengan bahan yang cocok merupakan salah satu perawatan mendasar bagi wajah Anda.
Sebagai tambahan dalam hal ini, maka Anda juga bisa mengupayakan penggunaan satu jenis merk make-up, sehingga wajah Anda tidak rusak, ketika harus terus menyesuaikan diri dengan produk make-up yang baru.
Selain itu perlu juga diketahui bahwa merias wajah harus dilakukan dengan sewajar mungkin atau natural dan sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan Anda. Upayakan agar tidak berdandan terlalu menor, tetapi jangan pula melupakan riasan, sehingga wajah tidak akan terlihat sangat pucat.
B. Rambut
Dalam urusan rambut, sekretaris juga harus tetap dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model rambut yang sederhana. Upayakan keramas dengan selang waktu normal, dalam hal ini Anda harus mengingat bahwa rambut panjang membutuhkan perawatan yang ekstra, namun apabila Anda tidak cocok dengan rambut panjang, maka janganlah ikut-ikutan mode rambut pendek yang sedang trend.
Parhatikan pula bahwa model rambut yang Anda harus sesuai dengan raut muka, serta gunakanlah moel rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan Anda.
C. Kulit
Anda harus memperhatikan kesehatan kulit agar terbebas dari berbagai jenis penyakit. Bila Anda memiliki kulit yang sehat, tentu akan memperlihatkan Anda lebih segar dan sempurna. Selain itu memiliki kulit bersih juga akan menghindari Anda dari bau badan.
D. Parfum
Parfum merupakan salah satu hal yang memiliki peranan penting dalam kehidupan di kantor. Parfum yang dimaksudkan disini tidak perlu terlalu mahal, tetapi pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian ANda dan tentu saja memiliki aroma yang tidak terlalu menyengat. Demikian dalam bergulirnya waktu, mungkin saja Anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek yang terkenal.
E. Pakaian
Meski mode pakaian yang digunakan selalu berubah-ubah, tetapi Anda harus memastikan bahwa pakaian yang Anda pakai sesuai dan cocok digunakan untuk pekerjaan yang Anda jalankan di kantor. Karena tuntutan profesi skretaris agar selalu bekerja dengan cepat, maka dalam hal ini perlu Anda antisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Dalam hal ini Anda dapat memilih pakaian yang pantas dan membuat Anda lebih percaya diri. Selain itu tentu saja Anda akan terlihat lebih menarik dengan bentuk yang cocok dengan tinggi tubuh, serta warna kulit Anda.
Perlu juga dipertimbangkan bahwasannya produk pakaian tidak harus selalu yang ternama. Namun hendaknya lihatlah kualitas dari pakaian tersebut, serta yang paling penting, seorang skretaris perlu memeperhatikan pangaturan perpaduan warna, serta memiliki cita rasa yang baik agar dengan pakaian tersebut, Anda dapat mengubah penampilan lebih baik.
Mengatur dan merencanakan lemari pakaian Anda sedemikian rupa juga sangat perlu dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar Anda tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, ketinggalan zaman, membosankan, serta sulit dikombinasikan atau kurang cocok dengan banyak situasi dan kondisi. Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah yang terbatas, Anda akan tetap memiliki variasi pakaian yang cukup banyak.
Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malah hari. Dalam hal ini yang perlu direncanakan adalah pakaian apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini juga dilakukan untuk mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang baik juga mencakup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, baik dari segi warna, asesori. Pengecekan bagian-bagian kancing baju juga perlu dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kancing lepas, robek, atau jahitan baju yang terlepas.
Selain itu pastikan juga bahwa pakaian Anda sudah tersedia dengan bersih dan distrika. Hindarilah pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju pesta, seperti beludru.
F. Tas
Seorang sekretaris tentu harus mengikuti mode dan dalam hal ini akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris harus memiliki lebih dari satu tas dengan berbagai aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan. Bila tidak, maka tas hitam merupakan warna pilihan untuk seluruh koleksi pakaian Anda. Seperti halnya model pakaian, maka Anda juga harus melihat model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian.
G. Sepatu
Dalam hal ini lebih baik Anda tidak memakai sepatu sanda atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap dipandang dan membuat figur tubuh Anda akan lebih tegap ketika sedang berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan, yaitu tentang apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, dan juga kulitnya. Selain itu harus dipastikan juga bahwa sepatu Anda telah di semir dan sesuaikan warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.
H. Perhiasan
Upayakan agar Anda tidak memakai semua perhiasan yang dimiliki. Pakailah perhiasan secukupnya dan sewajar mungkin, serta tidak perlu berharga terlalu mahal. Selain memiliki jam tangan, memakai anting atau giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya Anda miliki.
3. Memperhatikan Sikap
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari penampilan tersebut.
A. Sikap Berjalan
Jangnlah berjalan dibuat-buat yang menunjukkan seolah-olah Anda ingin meminta perhatian orang disekitar. Berjalan dengan tegap, tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat sehingga tidak terkesan angkuh atau congkak. Jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap di sapa atau menyapa dengan senyum.
B. Sikap Duduk
Aturlah kaki Anda serapi dan sesopan mungkin dengan cara telapak kaki diarahkan miring. Apabila Anda duduk dikursi tamu, maka upayakan untuk tidak bersandar, sedangkan bila duduk dibelakang meja, maka biasakan untuk merapatkan punggung dengan sandaran kursi atua paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi sampai merosot akan menimbulkan kesan negatif atau malas.
C. Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak dengan cara mengatur posisi perut yang ditarik dan dada dibusungkan. Dalam situasi santai Anda boleh saja meletakkan tangan didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan satu kakai, bersandara maupun bertolak pinggang di jalan.
D. Sikap Berbicara
Pandanglah lawan mata bicara Anda, dan jangan terllau banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat Anda berbicara, seperti mengeryitkan dahi, memoyongkan mulut, memutar-mutar mata. Selain itu upayakan agar tidak menggaruk-garuk kepala, membuyikan jari-jari tangan, membersihkan gii dengan jari/kuku, mengupil atua mengorek-ngorek telinga.
Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan agar Anda selalu menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang Anda gunakan, upayakan untuk terjemahkan apa yang Anda katakan, agar ia tidak merasa tersisihkan.
E. Sikap Diam
Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ngetuk meja atau menggaruk-garuk rambut, ketika Anda sedang diam dan berpikir. Bila Anda sedang berkonsentrasi memikirkan sesuatu hal, maka usahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling ANda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.
4. Menumbuhkan Rasa Percaya Diri dengan Kepribadian Kuat
Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya.
Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses.
Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :
Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.
Karena profesi sekretaris merupakan profesi yang mengutamakan penampilan, maka dalam hal ini sangat perlu diperhatikan sebuah penampilan yang baik dan menarik, mulai dari cara menampilkan diri, cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, dan juga cara berpakaian, serta cara merias diri.
Dalam penampilan sekretaris, hal-hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sehingga akan tercipta respon yang bersifat positif dari bos dan juga orang lain yang ada di sekitar Anda? Berikut adalah tips dan triknya:
1. Membiasakan Hidup Sehat
Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan. Ketika memiliki kesehatan yang baik, tentu akan mampu membuat Anda untuk tetap tampil prima, dan merasa tetap lebih baik. Seorang sekretaris yang selalu mengantuk, serta sering batuk-batuk atau pilek tentu akan menurunkan imagenya sendiri.
Dalam hal ini Anda harus mengetahui hal-hal yang perlu untuk tetap dijaga, yaitu perhatian ekstra terhadap kesehatan diri, dengan cara melakukan hidup sehat, seperti misalnya istirahat yang cukup, dan segera meminum obat atau vitamin apabila memang sedang dibutuhkan.
2. Tampil Secara Menarik
Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan, yaitu suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain. Dalam hal ini, maka seorang sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu berpenampilan menarik dan apik. Berbagai hal yang harus diperhatikan untuk tetap tampil secara menarik adalah sebagai berikut:
A. Make-Up
Make-Up bukan hanya sekedar rias wajah, tetapi hal ini juga mencakup perawatan kulit muka agar tetap terlihat bersih dan berseri. Menggunakan make-up dengan bahan yang cocok merupakan salah satu perawatan mendasar bagi wajah Anda.
Sebagai tambahan dalam hal ini, maka Anda juga bisa mengupayakan penggunaan satu jenis merk make-up, sehingga wajah Anda tidak rusak, ketika harus terus menyesuaikan diri dengan produk make-up yang baru.
Selain itu perlu juga diketahui bahwa merias wajah harus dilakukan dengan sewajar mungkin atau natural dan sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan Anda. Upayakan agar tidak berdandan terlalu menor, tetapi jangan pula melupakan riasan, sehingga wajah tidak akan terlihat sangat pucat.
B. Rambut
Dalam urusan rambut, sekretaris juga harus tetap dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model rambut yang sederhana. Upayakan keramas dengan selang waktu normal, dalam hal ini Anda harus mengingat bahwa rambut panjang membutuhkan perawatan yang ekstra, namun apabila Anda tidak cocok dengan rambut panjang, maka janganlah ikut-ikutan mode rambut pendek yang sedang trend.
Parhatikan pula bahwa model rambut yang Anda harus sesuai dengan raut muka, serta gunakanlah moel rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan Anda.
C. Kulit
Anda harus memperhatikan kesehatan kulit agar terbebas dari berbagai jenis penyakit. Bila Anda memiliki kulit yang sehat, tentu akan memperlihatkan Anda lebih segar dan sempurna. Selain itu memiliki kulit bersih juga akan menghindari Anda dari bau badan.
D. Parfum
Parfum merupakan salah satu hal yang memiliki peranan penting dalam kehidupan di kantor. Parfum yang dimaksudkan disini tidak perlu terlalu mahal, tetapi pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian ANda dan tentu saja memiliki aroma yang tidak terlalu menyengat. Demikian dalam bergulirnya waktu, mungkin saja Anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek yang terkenal.
E. Pakaian
Meski mode pakaian yang digunakan selalu berubah-ubah, tetapi Anda harus memastikan bahwa pakaian yang Anda pakai sesuai dan cocok digunakan untuk pekerjaan yang Anda jalankan di kantor. Karena tuntutan profesi skretaris agar selalu bekerja dengan cepat, maka dalam hal ini perlu Anda antisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Dalam hal ini Anda dapat memilih pakaian yang pantas dan membuat Anda lebih percaya diri. Selain itu tentu saja Anda akan terlihat lebih menarik dengan bentuk yang cocok dengan tinggi tubuh, serta warna kulit Anda.
Perlu juga dipertimbangkan bahwasannya produk pakaian tidak harus selalu yang ternama. Namun hendaknya lihatlah kualitas dari pakaian tersebut, serta yang paling penting, seorang skretaris perlu memeperhatikan pangaturan perpaduan warna, serta memiliki cita rasa yang baik agar dengan pakaian tersebut, Anda dapat mengubah penampilan lebih baik.
Mengatur dan merencanakan lemari pakaian Anda sedemikian rupa juga sangat perlu dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar Anda tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, ketinggalan zaman, membosankan, serta sulit dikombinasikan atau kurang cocok dengan banyak situasi dan kondisi. Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah yang terbatas, Anda akan tetap memiliki variasi pakaian yang cukup banyak.
Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malah hari. Dalam hal ini yang perlu direncanakan adalah pakaian apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini juga dilakukan untuk mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang baik juga mencakup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, baik dari segi warna, asesori. Pengecekan bagian-bagian kancing baju juga perlu dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kancing lepas, robek, atau jahitan baju yang terlepas.
Selain itu pastikan juga bahwa pakaian Anda sudah tersedia dengan bersih dan distrika. Hindarilah pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju pesta, seperti beludru.
F. Tas
Seorang sekretaris tentu harus mengikuti mode dan dalam hal ini akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris harus memiliki lebih dari satu tas dengan berbagai aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan. Bila tidak, maka tas hitam merupakan warna pilihan untuk seluruh koleksi pakaian Anda. Seperti halnya model pakaian, maka Anda juga harus melihat model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian.
G. Sepatu
Dalam hal ini lebih baik Anda tidak memakai sepatu sanda atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap dipandang dan membuat figur tubuh Anda akan lebih tegap ketika sedang berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan, yaitu tentang apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, dan juga kulitnya. Selain itu harus dipastikan juga bahwa sepatu Anda telah di semir dan sesuaikan warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.
H. Perhiasan
Upayakan agar Anda tidak memakai semua perhiasan yang dimiliki. Pakailah perhiasan secukupnya dan sewajar mungkin, serta tidak perlu berharga terlalu mahal. Selain memiliki jam tangan, memakai anting atau giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya Anda miliki.
3. Memperhatikan Sikap
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari penampilan tersebut.
A. Sikap Berjalan
Jangnlah berjalan dibuat-buat yang menunjukkan seolah-olah Anda ingin meminta perhatian orang disekitar. Berjalan dengan tegap, tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat sehingga tidak terkesan angkuh atau congkak. Jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap di sapa atau menyapa dengan senyum.
B. Sikap Duduk
Aturlah kaki Anda serapi dan sesopan mungkin dengan cara telapak kaki diarahkan miring. Apabila Anda duduk dikursi tamu, maka upayakan untuk tidak bersandar, sedangkan bila duduk dibelakang meja, maka biasakan untuk merapatkan punggung dengan sandaran kursi atua paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi sampai merosot akan menimbulkan kesan negatif atau malas.
C. Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak dengan cara mengatur posisi perut yang ditarik dan dada dibusungkan. Dalam situasi santai Anda boleh saja meletakkan tangan didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan satu kakai, bersandara maupun bertolak pinggang di jalan.
D. Sikap Berbicara
Pandanglah lawan mata bicara Anda, dan jangan terllau banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat Anda berbicara, seperti mengeryitkan dahi, memoyongkan mulut, memutar-mutar mata. Selain itu upayakan agar tidak menggaruk-garuk kepala, membuyikan jari-jari tangan, membersihkan gii dengan jari/kuku, mengupil atua mengorek-ngorek telinga.
Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan agar Anda selalu menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang Anda gunakan, upayakan untuk terjemahkan apa yang Anda katakan, agar ia tidak merasa tersisihkan.
E. Sikap Diam
Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ngetuk meja atau menggaruk-garuk rambut, ketika Anda sedang diam dan berpikir. Bila Anda sedang berkonsentrasi memikirkan sesuatu hal, maka usahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling ANda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.
4. Menumbuhkan Rasa Percaya Diri dengan Kepribadian Kuat
Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya.
Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses.
Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :
Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.
- Jangan bermake-up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.
- Jangan melepas sepatu ketiak bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.
- Kenyataan bahwa penampilan merupakan factor utama saat anda di pilih atau diterima untuk posisi sekretaris harus "distinctive" seperti halnya kemampuan kerja dan kepribadian anda. Dengan penampilan yang berbeda itu, orang dengan mudah menunjuk yang mana sekretaris dari antara sekelompok staf wanita di kantor anda.
sekretaris profesional
2. Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan Bos “Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.
“Wah, kerja sekretaris itu nggak bisa
cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya,
seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu
jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris
membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap
Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.
Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat
ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar
dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran
utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil
keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar
dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Jakarta Consulting
Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai
elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga
mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai.
Selain itu, sekretaris harus bisa
beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin,
seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development,
“ujar Siska Gunawan dari JCG.
Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang karir sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ?
Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang karir sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ?
Coba saja 3 teknik di bawah ini :
Pada bagian ini, seorang sekretaris
biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan
buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network
(jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja
Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang
berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi
apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.
Institute of Company Secretaries of India
menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam
situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar
permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan
perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan
dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan
dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru
‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja
memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda
tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.
Seorang sekretaris sebaiknya harus
memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat
menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial
yang memadai.
Syarat Menjadi Sekretaris HandalSeorang sekretaris dalam suatu perusahaan haruslah memiliki bekal ilmu pengetahuan baik melalui pendidikan maupun dari kursus yang pernah diikutinya. Perusahaan menuntut memiliki sekretaris yang menguasai IPTEK dan memiliki skill kusus serta berwawasan luas. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan, yaitu :
1. Memiliki skill khusus dibidang tertentu yang bisa menunjang pekerjaannya. Misalnya menguasai komputerisasi baik software maupun hardware.
2. Menguasai beberapa bahasa asing guna berhubungan dengan relasi dari luar negeri.
3. Memiliki pendidikan formal berhubungan dengan pekerjaannya.
4. Cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, tanpa menunggu perintah dari atasan.
5. Disiplin dalam berbagai kegiatan atau rutinitas pekerjaannya.
6. Berwawasan luas.
7. Sabar, bisa menahan diri, mampu menguasai berbagai situasi.
8. Berpenampilan menarik, sopan dan rapi (tidak menggunakan asesoris yang berlebihan).
Sekretaris & Administrasi perkatoran
Tujuan:Mendidik para Lulusan Sekolah Tingkat Atas dan sederajat lainnya untuk mengusai teknik operasional perkatoran dan sekretariatan.
TujuanKhusus:
Tujuan Khusus Program Studi Administrasi Perkantoran dan Sekretaris adalah:
Menhasilkan tenaga profesional yang handal, inovatif, mandiri, kreatif dan disiplin dalam menjalankan tugas-tugas organisasi umum nya.
Menghasilkan tenaga trampil dalam menangani dan mengelolah tugas-tugas kesekretariatan.
Mendidik mahasiswa agar dalam bekerja memiliki wawasan yang berorientasi pada pelayanan prima untuk kepuasan pelanggan.
Mendidik mahasiswa agar bersikap posotif serta berbudi pekerti luhur.
Menampilkan Citra Perusahaan.Citra
perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris
adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan
citra perusahaan yang baik.
Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga
harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan
hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan
sekantor.
Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan
kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus
pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
Tahu Teknologi“-sekretaris bukan hanya
harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date
terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
Tahu Accounting dan PembukuanAccounting
dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa
melakukan pembukuan kantor.
Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa
asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan
relasi yang berasal dari luar negeri.
Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
Mempunyai Etika yang Baik. Seorang
sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal
berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan.
Pandai Berbicara di Depan PublikKadang
sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar
berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar